東浦精密-整合兩岸流程提升管理水平 強化競爭力

文：林嘉祺

東浦精密光電

發布時間： 2018-06-14 15:47:00

企業流程管理

「公司特別要求生產入庫單與託外進貨單影響生產排程的時效性，目前1天內即可審核完畢。集團內部的作業模式、制度控管以及處理效率明顯進步，幫前端作業節省大量時間，成果超乎預期。」 ─東浦精密 黃文宏經理

　　東浦精密光電股份有限公司─擁有專業之塑膠零組件的模具開發設計、製造、塑膠成型、塗裝印刷、組立加工及光學透明鏡片等生產能力，除了專業代工，亦著重於汽車用電裝產品之研發、製造、銷售。成立以來，公司不斷發展進步，現在中國大陸據點包含：東莞東裕塑膠製品有限公司、東佳精密光電(江蘇)有限公司、東佳精密光電(南京)有限公司、東莞嘉鎂光電科技有限公司等公司，為顧客做專業化之開發生產。

東浦集團主要產品銷售占比如圖： 
　　大部份產品為量產，並針對客戶特殊需求進行客製生產，為了因應快速交貨與市場快速變遷，採接單批量生產方式，也避免客戶臨時砍單造成庫存過剩問題。

　　此外，致力於推動ISO 相關國際品質認證，生產全程以縝密的品質管理系統監控；除了品質的保證，東浦集團更持續改善製程以提高生產效率、降低生產成本，提供客戶更即時、更具競爭力的產品與服務，達到與客戶共創雙贏的局面。 
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兩岸制度重新洗牌 提升管理水平

　　因應全球化的佈局，東浦集團目前總部與工廠分佈在兩岸三地。面對兩岸的人員考勤、ERP表單及辦公事務表單，在導入EasyFlow前都是以人工表單填寫、列印、批量送單至主管(剛好主管未出差)，表單才能順利簽核完畢，除了時效性很低，也無法有效檢視審核流程異常缺失。另外，在每月結薪時，以東莞東裕公司為例，人事單位需列印800張薪資條依序發給員工，處理龐大薪資條非常費時。

　　東浦集團資訊負責人黃文宏 經理(以下稱為黃經理)表示：「每次到了結算薪水的時候，通常需要2-3天，而且需要多花好多人力處理薪資條。」因此，經評估後導入一個「整合性」的資訊系統管理人員出勤及薪資作業，並且將ERP整合表單也一併納入審核機制。希望藉由此次導入，快速與有效的達到集團式的管控，統一管理各地簽核方式與規則，有效提升企業管理水平。

　　公司的規章制度往往在不同地區會有些差異，相關制度主要由總公司擬定，東浦集團希望藉由電子簽核，也同時做BPM的管理。透過每一條流程的上線，檢視目前公司內部管理辦法與現行流程上的差異並調整，讓每條作業流程都符合公司內部規章，達到一致化的效果。

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管理挑戰

• 事務員ERP單據紙本列印、跑單、批量送件，影響送單即時性。

• 生產入庫、製令單(託外進貨)需在一日內完成確認動作，需耗費人力追單。

• 主管常開會、出差，紙本簽核常逾時。

• 人事、財務單位需招聘足夠人力處理考勤薪資。

• 薪資條每月列印張數龐大，人事處理耗時。

• 兩岸流程無統一標準，資訊人員各自處理，無整合概念。

導入效益

• 訂單至出貨流程，事務員ERP單據逐張自動送簽，加速出貨效率。

• 生產入庫、製令單(託外進貨)1日內審核時完畢，超過時程可從報表即時追蹤，降低生產停擺。

• 主管簽核行動化，加速單據審核效率。

• 提升人事單位工作效率，增加人均產值(800員工，東莞2位人事、1位財務處理考勤薪資)。

• 薪資條於EasyFlow即時查詢，提升人事處理時效。

• 兩岸核決權限統一管理，建置審核制度。

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改革成功 銳變重生

▲東浦集團資訊經理黃文宏：「以前每月結算薪水需要2-3天作業；現在薪資條全面透過線上查詢，提升人事處理時效。」

        東浦集團透過EasyFlow，重新檢視兩岸組織架構、考勤結構、職務職稱、審核流程…等，明確定義及釐清公司的制度架構。第一階段導入主要由台灣總公司開始進行，待總公司導入上線且穩定後再導入東莞東裕，再複製到大陸各個廠區。導入初期主要以所有員工會用且較為熟悉的人事類表單開始推行，讓公司同仁能夠快速適應系統，上手實行也較快，以拉近系統與人之間的距離。目前第二階段ERP整合表單約九成也陸續整合上線完畢，生產速度與效率都提升不少。

　　系統導入期間，也曾經遇到一些瓶頸。首要問題為ERP系統各分公司自行管理(也就是有5套ERP系統)，需調整為東浦集團統一管理(整合為1套ERP系統)。次要，需解決頻寬網路，讓大陸同仁於ERP登打單據更順暢，並由黃經理至每分公司逐一確認登打狀況。最後，面臨最大困難是「人的操作行為改變」─人員對系統排斥。但經雙方溝通、由上至下執行，總經理充份授權以身作則，幫助黃經理順利將導入。

　　現今，日常工作中就將公司的管理制度，建置在每個員工心中，徹底落實公司制度。使用者可以快速在電腦填單傳遞，減少人為傳簽犯錯的產生，新進的同仁也不需太複雜的訓練便可上線。

　　黃經理表示：「隨著系統導入，集團內部的作業模式、制度控管以及處理效率均已明顯進步。舉例來說，以往公司重視的生產入庫單與託外進貨單因影響生產排程，有特別要求時效性。目前1天內即可審核完畢，單就此點便可看出，前端作業節省下多少的時間，e化效果確實超乎預期」。後續將統整集團內相同性質表單，不分公司、不分兩岸，使用一張表單即可符合每間公司管理模式，更完整的描繪出內控流程。 

▲感謝東浦精密光電股份有限公司專案負責團隊接受鼎新專訪。東浦精密協理 殷麗皓(左二)、
資訊經理 黃文宏(左三)。鼎新電腦 BPM諮詢部黃子豪 經理(右二)、林嘉祺 顧問(左一)、詹宇婷 顧問(右一)

高階簽核行動化 訂單出貨縮短時效

　　以訂單管理流程為例，以往簽核是採用紙本簽核的方式進行，需夾帶許多附件或歷史數據。現今改用EasyFlow 電子簽核後，除加速了簽核速度之外，也能讓訂單至出貨流程按照管理規章進行。根據統計，訂單出貨簽核上線之後，平均減少3天的審核時間，且資料正確性也明顯改善。

　　透過系統整合，表單中的資料比以往紙本更加精準即時；再加上整合性的表單設計，以及透過BPM統合內控程序，現在的簽核已經不存在跨兩岸的地域問題，表單的處理狀況與追蹤也更加透明。

發揮系統應用價值 企業流程有效管理

　　東浦集團整合應用基礎建設已經完成初步的階段，e化也正式啟飛，後續將透過EasyFlow.NET強而有力的電子表單設計精靈工具，透過簡易設計方式，提供淺顯易懂表單，讓使用者使用上更加順暢。未來將解決影響庫存問題之一的呆滯料品，後續將在EasyFlow.net系統上記錄每周呆滯料會議議題，可以透過表單記錄處理方式與各單位執行結果，降低庫存風險。後續將採取統一設計方式，集團內相同性質的表單，不分公司、不分兩岸，使用一張表單即可符合每間公司管理模式。透過這樣的規劃，能夠更完整的描繪出內控流程、發揮系統效益、增進流程效率。

　　最後，ISO四階表單也是東浦集團未來開發的目標，結合現在的企業作業程序，擴大發揮至表單應用，相信鼎新各階段提供的完善服務，也期待鼎新電腦全力協助東浦邁向成功的e化目標。

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