何謂採購管理？全面了解採購流程管理的重點與誤區！| 鼎新電腦

文：吳欣珊

採購管理 採購流程

採購是企業與製造要準備進入生產前的首要環節，如何進行物料、半成品或零組件等採購的前置作業、溝通協調、簽約協定、時程規劃與運送，是採購整體流程所必須注意的關鍵，採購部分因需要與供應商進行大量的溝通協作，如何進行採購管理也是進行採購流程前須了解的。

目錄(點擊可直達段落)

• 什麼是採購管理？

• 採購管理的4個內容

• 採購流程的7步驟

• 採購流程中的管理4要點

• 採購管理與供應鏈的3個關聯性

• 採購管理的誤區

• 新科技幫助採購管理的2個趨勢

• 做好採購管理的成功案例分析

• 結論

什麼是採購管理？

採購管理是企業或組織中關於購買物料、資材或服務的過程。從計劃執行、供應商選擇、報價談判、採購單執行、訂貨和交付、物料驗收入庫等環節，以確保購買的物料條件或服務達到公司需求。採購管理本身含括三個部分：採購計劃、訂單管理、發票與驗收三個採購環節，是個生產前極關鍵的商業流程，對企業的營運與後續營收有著重要影響。

採購管理的4個內容

由於採購本身除了對物料的採買外，另外牽涉財務與訂單管理等行政與他部門環節，因此採購管理部分能劃分成4個內容：

採購計劃管理

針對企業本身需求制訂管理相關採購計劃，包含依照週期單位的定期採購計劃，如周、月、季、年等不同週期；依據銷售或生產需求的非定期採購計劃；或以豐田式管理推動的即時生產，依照訂單需求制定採購計劃。每間企業因應其不同性質，其採購流程也依據企業狀況而有不同採購模式變通，執行採購計劃並生成採購單。

採購訂單管理

以採購單為基礎，從供應商確認訂單、執行發貨、到貨檢驗、入庫等採購訂單的各環節進行追蹤，並執行流程管控。不同企業所執行的訂購流程模式不同，如訂單直接入庫、到貨執行品質檢驗後入庫、電子商務進行線上採購等等，重點在監控管理採購存貨狀態、訂單在途狀態與到貨檢驗狀態的執行。

採購財務管理

從採購前的預算管控、確保採購價格符合市場現況、採購支付時間合理且符合採購合約規範、採購合約與支付金額收據等紀錄留存，後續執行定期檢核財務狀況是否如採購合約所述並遵守財務要求。

採購檔案管理

屬於大範圍的各單位檔案管理，或為流程中作為證明或核准的文件，如其他單位需求的採購申請單、供應商投標文件留存、採購合約與下達供應商的採購訂單、交貨單、產品測試報告與相關認證文件、及其他的採購報告、庫存報告與採購統計報告等，為較繁雜但有一定程度重要性的文件。

從文件、財務、採購計劃到整體採購流程的管控都是採購管理重點，藉由與內部財務協調出合理預算，和外部供應商談妥公司需求價位與供應週期，除了確保採購需求外，也為之後的生產順利提供一定穩定性。

延伸閱讀：財務會計管理系統

採購流程的7步驟

如何管理採購流程是確定生產前相對重要的環節，將攸關影響後續生產與執行狀態，甚至是利潤多寡，下列是採購流程的7個環節：

確認需求與制定採購計劃

一個是確認內部需求部門、需要物件、需要數量、何時需要的具體內容，各部門須提出具體所需，並在規定時間內提供給採購部門，由採購部門進行集中採購；另一個是依據客戶需求，針對所需產品所衍生的物料清單進行集體採購。

供應商選擇

一個優質的供應商能提供穩定品質、數量充足、價格合理並準時交貨的物料，且提供優良售後服務。做為合作夥伴，如何進行供應商評估並選擇供應商是採購管理的重點，可以依據供應商先前履約的紀錄，採購項目分類表進行評估，也是採購管理成功的關鍵因素。

進行報價談判

掌握現行欲採購物料的市面價格，根據可能採購的周期或數量請供應商報價，與供應商進行價格的協調與談判，確保雙方對於價格的認知都能接受才能進行後續的簽約下訂等流程。

交付訂單訂貨

如有銷售協議，在買賣雙方確認無誤後，就可以依照銷售協議下訂，如沒有則須開始撰寫採購訂單，書面形式一式兩份，即便是數位化的現在能透過電子郵件寄送，也需要後補書面訂單作為留存。

監督與驗收貨物

採購訂單發出給供應商後，後續須進行貨物的訂單跟催追貨，確認供應商備貨是否如協議所述的進度，例行跟催進度可協助發現採購中發現問題，如貨物品質問題、運送問題等，也可讓採購部門提早與供應商確認環節解決問題。

收到貨物後確認貨物是否完整、數量是否與訂購量相同，確認產品檢驗的標準有無如同檢驗報告書所示，若到貨發生數量短少，則要釐清是原先送貨就短少，或是運送途中丟失，驗收部門須提供詳細報告統整。

訂單付款

確認貨物狀態無問題，驗收完畢後，採購部門依據協議交付供應商貨款，並於發票上詳實記錄時間、項目、數量與備註。

檔案歸檔與紀錄留存

除了將所有書面檔案統整歸檔外，另須更新採購紀錄，包含中間的溝通紀錄、採購訂單、合約、廠商投標歷史檔案等歷史文件合約進行檔案留存，以便下次做為採購依據。

每個階段的作業順序會因企業性質不同而有所變動，但上述7點是採購流程的基礎作業。採購流程從財務評估、下訂、追蹤、到貨、物料品質狀況到後續付款的管控都是不能忽視的環節，做好採購管理，相對為後續的再次採購合約與流程進行鋪路，發掘問題後，並進一步優化採購流程作業。

採購流程中的管理4要點

上述是整體採購作業流程，但其中有4個在採購流程中應該注意的要點：

採購計劃嚴格執行

做為企業採購的基礎，依據生產計劃與物料需求所致訂的採購計劃需要嚴格執行，避免出現其他原先採購計劃範圍外的部分。

供應商與價格管理

對於選擇供應商須對供貨時間、價格、品質、售後服務、供應商位置、廠商信譽、調度貨物彈性等條件進行綜合考量，並進行多間供應商挑選；採購價格除了比價與議價外，大宗採購可採取多供應商報價，並對廠商的綜合條件進行評估，找出最適合公司所需的供應商，遠比價格低齡更重要。

合約嚴謹與確實跟催貨物狀態

採購訂單具有法律效力，因此需確認清楚訂單內容與條款，包含物品規格、數量、價格、需求品質標準、包裝標準、運輸方式、檢驗模式、交貨時間與運送地點、賠償標準等條件與流程都需仔細審核；發送訂單後須進行供應商的貨物跟催，避免供應商有違約狀況發生，確保貨物流向並對突發狀況及時採取解決方案，減少可能損失。

驗收確實

對於貨物到倉後需即刻進行驗收，依據原先簽訂合約時的條款逐條進行查驗貨物狀態，針對貨損狀況確實記錄，釐清貨損責任為供應商還是物流商等，貨物驗收完畢後，確認無差錯才能進行簽字付款

採購管理與供應鏈的3個關聯性

由於採購上依據交易的貨物種類與複雜程度，而區分成不同的交易層次，從最基礎的依採購訂單交貨付款，到與供應商建立長遠合作關係，了解供應商訂單採購週期，再到與供應商建立策略夥伴關係的整體供應鏈成本與效率管控，採購管理依據合作關係的深化程度，所管理的細節也更多，因此採購管理某種程度與供應鏈管理是有所相關的。以下是採購管理與供應鏈的3個關聯：

依存關係

採購管理作為供應鏈管理的一部份，也同時是供應鏈管理的重要環節，並非企業與企業間單純的採買付款交易模式，而是相互依存共生的關係，原物料穩定品質佳，所製造的產品優良，同步為客戶創造更高的附加價值，提高客戶滿意度。

共同協調達成目標

對供應商與企業而言，為自身公司創造更高價值、獲取最大利潤、提高作業效率、降低成本是共同的目標，除了採購行為與管理奠定了交易的商業基礎外，其透過供應鏈管理的協調合作一起滿足客戶需求，也達成公司目標。

資訊共享

在合作狀態下，訊息即時傳輸回報將是讓採購流程管理釐清與解決問題的基礎，也是供應鏈管理能運作順利的關鍵。比如運輸出現問題或其他突發狀況，資訊快速流通共享，供應商與採購商都能即刻處理問題，避免到貨延誤。

延伸閱讀：什麼是供應鏈管理？SCM對企業的重要性

採購管理的誤區

由於採購環節複雜，且有多種作法與決策須思考企業所需來決定，採購在執行時往往有選擇與作法上的盲點等誤區產生，以下3點是採購人員在執行採購時容易陷入的迷思：

採購選擇報價低的即可嗎？

一般而言，在採購發報價單給供應商時，往往會貨比三家，從多數報價中選擇較便宜的報價為主，這也是多數製造業者期望能節省成本的選擇，但節省成本有可能犧牲其他部分，可能是產品品質普通、包裝簡陋、運送的節約等，物料狀態不佳，也會影響後續生產製造。劃定預算固然是提供給採購的一個重要指標，但在品質要求、檢驗單核定、包裝保護等也須清楚制定一個準則給予採購評斷供應商，而非價低者得，在採購管理上也相對省心。

招標是萬靈丹？

採購方式有很多種，除了原本的單一採購須建立長期合作關係外(只有一兩間供應商可提供)，其他有多間供應商競爭的方法如招標、詢價、談判等，都是為了從供應商們獲得更接近成本的報價與資訊，讓成本達到最大化，合理讓供應商競爭具有壓低成本的效果，但並非招標就是能獲得更低成本的方法。靈活運用不同的採購方法，才能與供應商談到合理且便於採購管理的合作模式。

檔案全部保存即可？

由於在採購前期有大量需來回溝通的資料，如何整理保存這些溝通內容與文書檔案也是採購管理的重要一環，如果只是將訊息存儲而不進行整理，後續不斷新增資料的狀態下，要進行分類或整理將會變得非常困難，比如物料的詢價型號分野？不同設備的型號報價有無分開？不同類型的設備是否有分開詢價？這些細節都會影響到後續的採購文書管理，後續須再度進行決策時也能快速整合內容，並作為下次採購詢價的依據。

新科技幫助採購管理的2個趨勢

由上可知，採購管理除了採購合約等紙本資料的整合外，更有即時採購充足且合理價位的物料壓力，採購資訊本身已複雜多樣，但現今少量多樣的常態化，加上急單抽單等外在變因，對於採購週期的時程管控形成更大挑戰，導入新科技如數據中控平台，加上現今發展快速的生成式AI，如何運用新科技和新觀念，突破流程思維的採購管理？以下兩個趨勢也是採購人員要了解的：

1.預測採購週期，提升資料易查性及準確度

中控平台的導入，形同幫企業建置一個整合性的數據及資料庫平台，AI人工智慧作為平台大腦，將既有企業資訊及資料餵養給生成式AI，讓其進行知識封裝，依據以往的採購數據及資料庫進行運算，預測客戶訂單需求，進而提供採購人員不同物料其合適的採購週期、建議的供應商清單等，幫助採購人員提升採購資訊的易查性與準確性。

2.數據變化自動運算，即刻反應調整

訂單少量多樣化已是必定趨勢，加上供應鏈分散，導致採購時程的判斷更趨複雜。不以流程驅動計算週期，而是各節點的資訊封裝餵養，生成式AI將客戶變更的資訊、成本、交期等資訊重新運算和評估，逐步優化需求物料及庫存值調整建議，加強供應鏈的風險管控，並提供採購進貨週期建議，避免高庫存風險和缺料的困境。

對邁入數位化，執行數位優化，逐步邁向數位轉型的企業來說，新科技的不斷更新，是推進數位轉型進度的關鍵要素，數據中控平台的資料集成，加上生成式AI的知識封裝餵養，數位轉型也從原先的技術及數據導向，轉變為數據驅動的智能決策轉型，也是所謂的「數智驅動」。從原先的既定流程思維，轉變為動態流程回應，加速企業轉型腳步。

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做好採購管理的成功案例分析

面對物料多種又少量多樣化的產品線，採購管理該如何執行，也相對影響到公司的管理能力。以強固型移動式電腦為核心的攸泰電腦，為大眾電腦旗下IPC子公司，專攻工業車聯網和嵌入式物聯網高端技術。攸泰營運模式有ODM、OBM，ODM客戶會主動提供銷售預測並藉以計算備料，但在OBM品牌銷售上，採CTO模式依客戶選定的零件進行選配。

除了影響到BOM產出相當耗時外，衍生的長短料問題也造成庫存積壓，備料量即便提升也未縮短交期，導致OBM營運成長受限。具體影響有下列兩點：

1.需求變更不即時

以往透過系統報表產出Excel且均由Excel做管理，效率不佳導致訂單答交需要3~8天，庫存、採購、排程情況難確認，無法快速回應訂單交期。採購的困難點則是：訂單涉及的料件種類變化多，容易錯估料的種類和數量，客戶需求變更不即時，人工即便統計完畢但不正確導致多購料。

2.物料計算不明確

料件不齊，導致產線不能開工。人員花費大量時間處理excel，另選配零件的策略備料以人工經驗估算，欠缺有效計算方式，造成備料更多卻無法有效縮短訂單交期，且為了避免缺料，提早採購交付，造成工廠爆倉依舊缺料。

在導入系統上線後，攸泰有了以下反轉：

1.產銷協調一致

根據當下實際料況與產能狀況，模擬虛擬訂單可達交日期，結合庫存和排產狀況，推算出訂單交期，即時回覆最新資訊給客戶；資訊透明化，庫存能即時查閱，在工單料號到齊後再安排實體備料，齊料後進入工廠，產線不停滯，現場更好管理。

2.設定採購規則

依照不同訂單性質設定不同採購規則，分批採購降低存貨風險，依據不同需求來源訂出相應的採購規則，避免料買錯或買多，備對物料並有效使用，不造成存貨壓力。   

3.帳料清楚比對

CTO機種選配相應的BOM表，並設定好選配零件的種類和採購比例，做到合理備料，可以看出不同機種的料件使用情形，更能彈性按照市場情況去調整。

運用ERP提升快速達交能力與精準備料能力，縮短備料週期與訂單交付天數；PLM縮短產品研發週期降低產品錯誤成本，配合倉庫策略WMS，減少物品庫存查找時間的浪費，減少生產缺料等待時間，流程藉由資訊工具協助得以做到環環相扣，也讓攸泰的專案目標訂單交付天數原訂56天下降為23天，OBM訂單交付天數平均23天，達成率143％，邁向優質管理的關鍵。

延伸閱讀案例：攸泰科技加速把握疫後商機，強化供應鏈能力

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延伸閱讀：什麼是物料管理？協助物料管理的重要5大原則

結論

作為生產前期的採購，有許多作業環節都是為了之後的製造進行把關，也是為了之後的每次採購梳理更清晰的流程。數位化趨勢的現代，如何運用企業管理系統，達到資訊透明協助管控，做好採購管理，將是未來在製造生產的各環節中的重要作為。

內文資料來源

MBA-採購管理

MBA-流程採購管理

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