陸聯精密從人事行政邁向人力資源管理之路

文：楊順凱

陸聯精密

發布時間： 2018-08-29 14:50:00

人力資源管理

陸聯精密公司簡介

　　1994年陸聯精密正式成立於台灣新竹科學園區，開始建置齒輪刀具生產線。主要技術成員來自台灣工業技術研究院，尤其是在航空齒輪方面，擁有豐富的軍規齒輪研發及製造經驗。再加上陸聯精密擁有一套整合產、學、研的研發機制，整合出一套生產高品質齒輪刀具的製造系統。能達到100%完美無誤的高品質齒輪刀具，是陸聯最高的目標。因此陸聯透過嚴格控管生產線，並在每個製程之後進行嚴密的品檢、持續不斷的改進生產系統，使得齒輪刀具精密度不斷提升，以因應更多的挑戰、變化及客戶特殊的需求。

　　從1996參加日本東京國際工具機展、1998刮齒刀開始供應德國福斯(VW)等歐洲汽車廠、2004於日本大阪設立子公司、2008年於上海設立大陸子公司，2010於美國芝加哥設立子公司等事蹟。都不難看出陸聯對於精密設備的不斷地精進投入，並積極活躍於國際市場，發展台灣獨一無二之產品、成為世界頂尖的精密機械廠之願景。

人事行政 vs 人力資源的異同

　　早期的人事行政起家的工作者，其職能偏重人員的考勤、薪資計算等行政作業，讓組織作業可以維持運作即可。當時人力的管理尚未專業化，多半是由財務或會計的人員兼任，因此對企業管理的概念十分薄弱。所以，過去組織或高層也不曾要求人事行政人員需要具備什麼特別的技巧，只要能守口如瓶，執行上頭交代的人事命令即可。到了1997年，美國密西根大學商學院教授Dave Ulrich出了一本書叫「人力資源最佳實務」(Human Resource Champions)，為人力資源管理功能劃分為變革代理人、事業夥伴、員工鬥士、行政專家等四個角色，充分的詮釋人力資源管理的策略價值，將人力資源(註１:人力資源管理 Human Resource Management )部門的地位推向最高峰，逐漸取代「人事」或「人力」等狹隘範圍。

　　過去在工業革命的時代，人力被視為輔助機器運作的「零件」。隨著二十一世紀知識時代的來臨，無形的知識價值儲存於人腦當中，逐漸突顯「人」的重要性。因此，人力資源管理開始展現其策略和財務價值，增設了人力資源單位、招聘與培育HR人才、並參與協助事業的規劃與執行。為了能更快速落實策略目標，企業開始提升資訊科技(註２:Information Technology, IT)在人力資源上的應用，藉由與其他企業資訊平台整合，搭配各類自助服務和決策支援系統，升級為電子化人力資源管理(註３:electronic Human Resource Management, e-HRM)，將IT運用的焦點從HR行政作業，轉移到服務前線經理人和員工身上。本篇文章在眾多人事薪資系統轉換的成功案例中，很榮幸可以邀請到陸聯精密HR經理陳小姐與鼎新HRS輔導顧問姚先生，來分享當時在人力資源系統轉換與導入過程中的點滴。

回想人事管理的作業時期

楊小編：我們知道陸聯在2009年購買人事薪資模組(以下簡稱PAL)來處理人事行政作業，請問這幾年使用的情況如何？

陳經理：公司在2004年即購買單機版的人事薪資模組，後因微軟資料庫軟體授權關係在2009年再換購為網路版PAL，當時希望透過系統進行薪資計算、考勤管理及電子簽核作業，以為系統化及電子化並提升行政效率，然而PAL系統無法滿足公司薪資計算及考勤管理的需求，客製化亦不可行，所以薪資計算及考勤管理仍採人工計算，但PAL系統在搭配電子簽核作業，仍給予公司相當大的助益，各地廠區人員差假單據改為電子簽核後，改善了紙本傳簽的缺點，也減少了紙張的使用，同仁也可透過電子簽核系統查詢個人差假資訊。

系統導入的動機與源起

楊小編：那可以為我們分享一下當初陸聯會評估鼎新人力資源系統(註４:鼎新人力資源管理系統 Human Resource Solution System，以下簡稱HRS )的動機與原因嗎？

陳經理：陸聯當時會開始評估HRS，主要是因為下列幾點：

1. 降低人事行政工作量：陸聯在2003年員工人數為126人，經過十年的蛻變，公司人數在2012年已躍昇至250人。隨著公司市場不斷的擴展，營業額從2007年的4億成長至2012年預估的8億。隨著公司未來的據點、人力也會不斷地成長，屆時的人事行政作業也勢必會更加龐大。為了避免未來有如排山倒海般的工作量，因此考量將例行性的行政作業，完全的系統化與自動化。

2. 將人力資源作業專業化：之前人事行政作業，因系統工具功能的限制，只能沿用早期的作業方式。但總經理認為人力資源管理對公司仍是相當重要的，在好幾年前就一直想將它改變。譬如說薪資的計算方式及內容，不應該只存在公司某一個人的腦袋裡，應該要有一套系統能儲存這樣的資訊，並且做好安全的控管。我於2003年進入陸聯會計部門，擔任主管一職，雖然過去領域大部份時候在會計面，但也曾主管過人資部門，加上因多年工作上的相處及了解，陳總對我多了份信賴，於去年年底就希望藉由我過去對人力資源管理的經驗能提供專業上的協助，因此就把這項任務交付給我。

3. 選擇鼎新電腦HRS：當初在評估時的系統商有數字公司、C公司與鼎新電腦三家。在各家系統展示後，我們也邀請公司的高層主管一同評估與討論。那後來決定選擇鼎新HRS，除了系統功能本身符合陸聯的需求外，也是因為先前鼎新Workflow ERP在2003年的成功導入經驗，與售後的服務團隊機制完善，讓陸聯願意放心的把人力資源系統化作業交付給鼎新。

系統導入的關鍵與過程

楊小編：相信在HR的系統導入過程中也費了一番功夫，可以請陳經理與姚顧問談談這中間的酸甜苦辣嗎？

姚顧問：記得輔導專案剛啟動時，因人力資源(以下簡稱HR)專員使用Excel計算，在我後續的說明與指導後，專員發現以往PAL系統無法克服的問題幾乎都可以透過HRS來處理及解決，於是就將各項作業依序轉換至系統上。現在連按摩師的薪水也都是在HRS上運算呢！

　　在導入的過程中，HR專員都會把需求上的各種問題提出來。藉由我們彼此之間的討論，就會產生一系列符合需求的規則與處理方式。那接著就是將各項需求，循序漸進在系統上一個個實現(當然，這就是顧問師本身的功能與價值囉！)。

陳經理：在導入期間有賴HR顧問李經理及姚顧問的專業與能力，能適時提出專業建議並指引出正確的方向，加上這套HRM系統幾乎每種基本資料都可以用Excel模板導入，HR同仁將期初資料整理好後，由顧問協助導入，而且HRM系統非常彈性，以往PAL系統無法克服的問題幾乎都解決，在種種的配合下，使公司能在兩個月內導入HRM系統並正式上線，也印證了先進所言：「對的人 + 對的方法 + 對的顧問 + 對的系統 - 除錯 = 正確又快速的導入」。

　　在這過程中確實也很感謝李經理及姚顧問在人力資源管理上及系統導入給了相當多的建議。藉由顧問們如此豐富的人力資源管理及系統導入經驗，省去我們很多麻煩，也幫了很大的忙。也很感謝我們公司HR黃課長與羅專員，在導入過程中她們很認真的學習系統，也很細心地檢視系統資料。因此與顧問配合的很好，讓系統可以順利上線。

姚顧問：然而在導入的過程中，HR專員都會把需求上的各種問題提出來。藉由我們彼此之間的討論，就會產生一系列符合需求的規則與處理方式。那接著就是將各項需求，循序漸進在系統上一個個實現(當然，這就是顧問師本身的功能與價值囉!)。

陳經理：在這過程中確實也很感謝姚顧問在人力資源管理上給了相當多的建議。姚顧問如此豐富的人力資源管理經驗，省去我們很多麻煩，也幫了很大的忙。也很感謝我們公司HR黃課長與羅專員，在導入過程中她們很認真的學習系統，也很細心地檢視系統資料。因此與顧問配合的很好，讓系統可以順利上線。

導入系統後的效益

楊小編：經過了輔導上線的歷程，新系統也已經使用了一段時間，不知道陳經理對於導入前後感覺有什麼樣的差異呢？

陳經理：首先，導入效益感受最深的是在考勤的作業。以往出缺勤都是人工比對，現在藉由電腦協助比對，節省了非常多人力的作業時間。像是已休/特休假的部分，因為公司輪班人員計算方式較複雜，過去也都需要人工來調整，現在也都能透過系統自動化運算。我們特別整理了兩張系統比較表(如下，表一及表二)，提供參考。

▲表一：考勤系統使用前後比較(感謝陸聯陳經理所提供參考資料)。

楊小編：那HRS的導入對公司的營運管理有什麼影響呢?

陳經理：HRS導入後，透過系統進行薪資計算及考勤管理作業，使公司人力資源管理開始系統化、電子化並提升行政效率。在簡化了例行的行政作業後，我們可以開始去檢視並規畫調整公司人力資源管理制度，使人力資源管理制度能符合公司及員工的期待，從人事行政邁向人力資源管理之路。

陳經理：早期過去因為沒有完全系統化，加上公司有多種計薪及特休計算方式。所以HR人員要很細心，且花很多時間是比對。每當算薪水前夕，計算考勤的人員都會有很大的壓力，因為考勤計算有誤，連帶薪資計算也會有問題。算薪資的人員，也很害怕考勤統計的太久，造成後面結算薪水的工作天太短，來不及發送薪水。因此公司HR人員的心情常常都非常的緊繃。但是在導入HRS後，現在都透過系統作業，自動比對出缺勤與刷卡點名等作業。讓HR人員可以專注在特殊性的事項處理，甚至還能提早完成考勤與薪資計算作業。因此導入系統前後的差異感覺相當強烈的，對人力的節省有很大的效益。

▲表二：薪資計算系統使用前後比較(感謝陸聯陳經理所提供參考資料)。

▲由右至左分別感謝姚顧問、陳總經理、陳經理、黃課長、羅專員與對於本次採訪的支持，
讓楊小編(左一)真是獲益良多阿!

未來對人資系統的展望

楊小編：在回顧整個導入前後的過程，不知道您有什麼心得？

陳經理：事實上我很感謝陳總對人資系統導入的支持。讓我們在今年3月底就可以開始進行輔導，在5月就讓系統上線。使得上線的時機點在版更後，剛好可以符合今年10月個資法及2013年1月二代健保的法規變動。這些法規對人力資源的作業都會產生很大的衝擊，很慶幸在人力資源人員最忙碌的年底與年初，可以直接透過版更的方式來因應這些法規，使作業可以維持自動化，讓我們可以專注在公司的管理作業上。

楊小編：那陸聯對於鼎新HRS，不知道您覺得還有什麼期待或待加強的地方呢？

陳經理：雖然新的系統(HRS)已經為我們減輕很多的人工作業。但也希望鼎新除了一般統計性報表，也能提供更多分析性的報表可供參考。對於績效考核管理，也是我們下一步要逐步推展的，所以未來還是有很多繼續合作的機會(加購績效考核模組)。

楊小編：很感謝陳經理的建議與指教，分享了這麼多的寶貴經驗，讓這次的訪談非常充實。也期待未來能有機會再來分享，績效考核e化的管理效益。

註1：人力資源管理｛Human Resource Management)：人力資源管理，就是指運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才、事得其人、人事相宜，以實現組織目標。

註2：資訊科技(Information Technology, IT)：是主要用於管理和處理資訊所採用的各種技術總稱。它主要是應用電腦科學和通訊技術來設計、開發、安裝和實施資訊系統及應用軟體。

註3：數位人力資源管理系統(electronic Human Resource Management, e-HRM)：是企業內部未進行與員工工作及人事管理有關之紀錄、報告、管理決策等活動的資訊系統。 

註4：鼎新人力資源管理系統｛Human Resource Solution System)：鼎新人力資源管理系統包含九個人事基本作業模組(包含配置中心與主工作臺/系統報表中心/人力資源規劃/人事跟蹤管理/考勤時間及休假出差管理/薪資福利管理等)、人力資源應用模組(招聘甄選/培訓管理/績效考核)及延伸模組(員工就餐/資源申領/員工滿意度調查等)。再加上員工經理自助系統(Employee Self Service System)的整合，即為鼎新電腦人力資源管理系統一體化的解決方案。

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