內部系統整合，精進有效管理

文：呂向澤＼顧問團隊：呂向澤、黃顯權、郭志勇

緯樹越南

發布時間： 2018-08-29 18:46:00

　　緯樹控股集團是在馬來西亞註冊成立的一家投資控股公司，緯樹越南股份公司為集團下附屬之公司之一，專門從事製造及銷售木製傢俱及組件，集團從1988年的餐廳的椅子製造商開始到現在已發展成為完整的中高端的餐廳及臥室傢俱的製造商。大約70%以橡膠木為主生產原料之傢俱，除橡膠木外另外還有生產以橡木、松木、白楊木等材質之傢俱。公司產品以滿足不同客戶的需求與期望為主，而緯樹越南的主要產品為高端的臥室組、客廳組、小型家庭辦公室系統家俱組…等，產品主要外銷海外到美國、加拿大、歐洲及中東等國家。

　　緯樹越南股份公司以成為世界級的綜合傢俱製造商為目標，並持續改進公司產品和服務來提升客戶對公司的滿意程度。公司非常重視員工團隊工作精神和參與程度，生產的過程中並不斷研究如何節省生產時間與降低生產成本，同時兼顧產品最高品質以及客戶的滿意度。有了這些目標與方針，讓緯樹越南在業界具備高度的誠信與商譽。
緯樹越南公司地址：越南平陽省逸安縣神浪第二工業區ＤＴ７４３路２９號　　
員工人數：２０００人
占　　地：六甲

　　集團從傳統單一件的傢俱生產開始到目前整套傢俱的設計與製造，其中的轉變為了響應自1998年以來新出現整套家俱的需求趨勢，因此集團設立一個室內設計團隊其中包含了室內設計師和開發人員，以期能夠透過自行發展，生產各種產品去符合不同市場的客戶需求和品味。

導入前的企業困境：內部資訊無法有效整合

　　在未導入鼎新Workflow ERP之前，緯樹越南股份公司內各個部門都有自己的一套系統在使用，但是系統與系統間的資料無法連貫，資料需透過人工方式將已建立的資料重新登打一次，這樣花費很多時間在重覆資料登打上面，也由於各部門的系統都是獨立的，因此各部門為求方便操作起見，大多只把最後的結果告知下一部門，未考慮中間的過程在系統中是否合理，因而產生了很多不正確的作法與觀念，並造成公司在管理出現許多漏洞，增加公司管理上的困難及效率弱化，所以希望藉由導入鼎新Workflow ERP將每一個關卡每一個環節透過系統進行有效的內稽管控，讓公司整個流程更加順暢，各部門間搭配更加密切，減少管理上的漏洞產生，發現問題時可以徹底解決，而不只是治標不治本的處理方式，同時也減少資料重覆登打的情況發生，降低資料出錯的機會。

勇於面對舊思維包袱，針對各需求彈性因應

1.舊思維的包袱

　　在導入Workflow ERP前，越南緯樹各個部門都有一套系統使用，因此在導入的過程中舊有的習慣與想法成為新系統導入的一個阻力，由於使用者於舊系統已使用一段時間了，Wokflow ERP的輸入介面又與舊系統不相同，因此導入初期使用者對於新系統排斥感很高。

　　針對這部分除了透過鼎捷數智顧問的輔導說明與不斷的加強教育訓練外，加上定期召開的內部會議不斷進行宣達，窗口李冠德先生也隨時留意使用者的使用狀況，從中了解排斥的原因，進而解決這些問題，鼎捷數智安排到府教育訓練外，緯樹越南內部也會安排訓練來提升人員的熟練度。另外若有遇到問題時，也會透過電話或e-mail的方式來尋求解決，透過不斷的宣達與訓練來改正存在已久的習慣，減少導入時的所產生阻力並完成系統上線使用。

2.作業無法符合需求

　　導入WorkflowERP過程中，緯樹越南使用的舊有系統是依據該公司不同部門及不同使用者的習慣或特殊需求個別進行設計規畫，因此初期再使用Workflow ERP這部分也造成使用者很大的排斥感。

　　針對這部分鼎捷數智顧問也與使用者、部門主管等討論差異部分的合理性，判斷是否為單一使用者操作習慣問題，分析改變作法是否會影響管理目的，以不影響內稽內控原則進行個案程式上的調整，增加使用者的使用效率及達到公司的管理，若影響內稽內控原則部分，也會與主管與使用者說明無法進行修改的原因，改尋找別的替代方式，降低使用者的排斥感。

導入後的效益呈現：明確流程、減少重工，加速企業內部溝通

1.工作簡化、帳務更加準確

　　緯樹越南公司於新系統導入前已有使用資訊管理系統，但各部門間的系統都是相互獨立、各自運作，例如採購部門與財務部門銜接，採購下單採購後，到倉庫收貨時，需要將收貨資料人工鍵入系統中，無法直接抓取系統中採購單的資訊進行進貨作業，進貨後，財務部門需要手工建立應付憑單資料，無透過系統協助產生應付憑單資料，這部分除了增加日常的工作量外也容易造成資料輸入時的錯誤，新系統導入後，部門與部門間透過系統的協助進行整合，各部門間的銜接點都會經過嚴格的檢核，可降低資料錯誤的機會，而前部門輸入的資料可提供後部門使用，減少重工動作，提升工作效率。

2.公司管理制度與流程確定、讓內部溝通更明確

　　緯樹越南公司在導入Workflow ERP之前，各部門只關心自己部門的事情，只需將最後的資料提交給下一單位，在工作上即可完成，也不需了解自己與其他部門之間的銜接，透過本次的系統導入過程，讓各部門主管與使用者更加清楚各部門的職掌，並了解與其他部門連接的作業流程，發現問題時透過系統的協助了解問題發生原因，徹底將問題解決，減少治標不治本的狀況發生。

3.降低資料收集與整理時間

　　緯樹越南公司在導入Workflow ERP之前，各部門的統計資料，需要花費不少時間進行收集與統計，統計完畢後將資料鍵入網頁中，導入Workflow ERP 後因為資料已經存在於系統之中，透過EIS的協助，自動將資料進行分析與統計，快速將所需之報表呈現於主管眼前，無需多花費時間進行人工收集與統計。

系統導入成功的關鍵因素：高階支持、持續追蹤進度、與系統廠商密切配合

1.管理者的認同與全力支持

　　緯樹越南劉坤錦副總於系統導入初期明確指示所有部門主管與同仁全力配合系統的導入，管理者的支持與決心，在導入過程中佔著非常大的影響因素。當部門間作業的工作分配與任務的指派發生的問題時，主管需要居中進行協調，給予即時的指導或支援，若仍就有問題時則須最高主管來裁定。導入系統前會有不確定性及抗拒的心理，通常各部門間都會有自己本身堅持的立場，此時一定要有上級主管做當下裁決或提供溝通協助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

2.合理及有效的推行

　　李冠德先生與總公司何凱玲小姐在導入過程中會隨時追蹤各部門目前進度落實目前執行狀況，並協助問題排除。因為在系統導入期間，每一輔導程序每一個步驟都是成功重要關鍵。因此顧問在每一個輔導過程中，都會規範各相關單位所須完成之作業，並請負責人追蹤且落實相關進度。

3.聯絡窗口與顧問的配合

　　在導入過程中遇到任何問題，例如：需求需要調整、作業流程無法得到有效落實時、操作上有任何問題...等，聯絡窗口都會隨時來電告知，在最短時間內一同討論出符合緯樹越南需求的作業方式，落實系統進度。導入過程中需要顧問與專案負責人間密切配合，除了流程討論與訂定之外，更重要的是在監督使用者執行的狀況，並回報執行狀況與所遭遇的問題，如此才有法子及時協助解決問題，讓系統順利上線。

建構緯樹越南完整的e化藍圖

　　緯樹越南目前系統已完成進銷存、生產與財務段的上線使用，導入過程中除了訓練需要不斷的持續進行以增加人員的熟悉度外，更希望藉由系統導入的過程，建立起各部門間的一個正面且有效的聯繫管道，期待系統落實後能帶給管理者一個正確且更加全面性的資訊，未來也可導入如SFT等ERPII系統，讓內部系統整合更加完整，讓管理更精進有效。

▲感謝緯樹越南接受專訪。
圖片左起：緯樹越南林政璋經理、劉坤錦副總經理、鼎捷數智呂向澤顧問、黃顯權顧問、緯樹越南李冠德先生