用企業入口解決方案落實企業經營的管理智慧

文：楊順凱

小磨坊國際

發布時間： 2018-08-29 17:19:00

　　鼎新企業通從過去分享了兩篇Portal的企業成功案例後，今日又接獲了新的訊息，傳聞台中有家鼎新餐飲業客戶。在Digiwin Portal的使用上相當活躍，調整了許多版面、幾乎認不太出來是鼎新出品的Portal系統！因此，筆者心中浮現出莫名的衝動，心想：「餐飲業在Portal的應用上也能如此神奇？！」。趕緊搜尋這傳說中的Portal好客名單「小磨坊國際貿易股份有限公司」。這令人似曾相識的名字，公司分佈於北中南各區，總部坐落在台中工業區，是台灣香辛料之加工製造及行銷貿易公司。自西元1964年設立至今，已有47年之久(哇！好有歷史呀! (≧◇≦))。因秉持著做好「客戶第一好夥伴」的精神，不斷改良創新，在國內香辛料產業中率先榮獲ISO 22000國際認證與HACCP國際食品安全管理系統標準，展現小磨坊追求品質卓越的決心。在整理資訊系統建置資料時發現，小磨坊也是國內首先導入ERP企業資源整合流程系統的香辛料製造廠（2002年），緊接著在2004年開始相繼導入BI(商業智慧)、EasyFlow(電子簽核流程)等多套鼎新應用軟體。到了2009年，正式導入Digiwin Portal（也就是本次訪談的重點啦！）

　　才剛經過這些基本資料的蒐集與整理，小編不禁佩服了起來，小磨坊在傳統的調味用品製造業當中，能夠獨樹一格，建置完整的資訊系統，讓企業經營與管理邁向新的世代，將許多科技公司拋在後頭，實在是不簡單，也讓小編對本次的訪談就更加的期待啦！不過在還沒看過前，話還是別說得太早，趕緊來一探究竟吧！

Digiwin Portal導入源起

　　從上述的系統導入歷史中，相信讀者大大們可以理解，當公司有那麼多個系統軟體時，一定渴望能有單一入口的平台，可同時一併整合。甚至透過集團化的架構方式、讓各地分公司能夠連線回來主機，集中統一管理。但是這中間的歷程包含了平台的選擇、功能需求的符合、技術架構是否支持及使用者習慣的改變等關鍵要項，因此「改變」並非是一蹴可幾。可見小磨坊在系統建置的期間，也一定是歷經一番寒徹骨阿！當時狀況到底是怎麼樣呢？就讓我們繼續看下去吧！ 　　

　　在小磨坊使用Portal之前，就已經有自己的EIP系統(註1：企業資訊入口網站Enterprise Information Portal)。當時的資訊部課長：廖先生(也就是我們此次訪談的主角喔!)，在當下(2009年)接到了這個神聖的任務。廖課長回想起當時：「記得我當時主持這項計畫時，公司是希望能將現行功能與整合彈性不足的EIP換掉，能夠讓Digiwin Portal在公司能夠廣泛的被使用」。因此，Portal改造計畫就此開始啟動，也造就了小磨坊獨特的系統使用介面。

版面設計背後所蘊藏的智慧

　　既然說Portal是企業獨特的入口網，那使用者系統介面就顯得格外的重要。因此建置一個舒適的操作介面，譬如色調是否柔和？佈景主題是否符合企業形象與文化?版面設計是否符合工作需求種種?也成為IT人員重要的任務之一(說MIS是公司的Iron Man，真是一點都不為過阿！)。總而言之，這中間確實隱藏了相當多的學問(‧_‧？)。

　　關於設計的思維，廖課長提到：「我想要使用者可以用的很精簡，而不是要把它複雜化。所以我在Portal上放置員工日常所要執行的工作項目，甚至將公司的公用槽/資料夾(網路磁碟機)也一同放進來，讓使用者登入畫面後就可以直接使用。因此，我編製了四個頁籤讓使用者就可以充分的獲取/使用所需的資訊與功能了。」

　　小編可以理解，這樣的設計理念無非就是希望使用者一登入Portal，畫面就能夠一目了然，呈現個人工作所需的功能與訊息。譬如下圖中左邊的行事曆，可讓員工快速管理個人的行程。在中間的區塊，是員工最常使用的應用程式以及待辦事項工作。下方再配置公告欄，顯示出小磨坊對這些功能被執行與閱讀的速度相當重視，因此擺放在最顯見的部分。在右邊則是消息中心，主要是整合EasyFlow(電子簽核系統)，讓電子表單的簽核訊息能夠即時通知個人，這個時候就可以避免漏單或常常被追殺的命運啦！

　　從上述的版面設計邏輯，可以看得出MIS所建置的標準模版，讓所有的使用者都能夠清楚地執行各項工作，省去大量不常用的功能與訊息，呼應了其簡潔、一體化的設計理念。但對應至各地區不同的使用者，會不會有什麼問題呢？經小編追詢資訊部裡的葵花寶典，發現將文件存在Terminal上，運用遠端連結來開啟各個應用程式。透過集中式的管理，讓使用者連線至指定的伺服器上使用系統，使整個小磨坊的企業入口網能維持其一致性，建置所專屬的企業風格。如此特製化的頁面風格，讀者大大們是不是對自家的入口畫面也有遐想了呢? 

改變使用者習慣：過程中的酸甜苦辣

　　在系統上線的過程中，常常會經歷「安裝簡單、設定易，輔導辛苦、改變難」的過程。(應該是很多IT人員的心聲吧！)在系統導入的前期，降低使用者痛苦指數是很重要的事情，再來才看要如何節省成本。可是在這當中常常會有矛盾與衝突，像是老闆重視管理、但使用者重視方便，這兩者間的平衡點，此時就是IT人員要展現超強戰鬥力的時刻啦！

　　困難一：使用者想看什麼?看似簡單的問題，但實際編排起來可不簡單。新的系統介面不僅要讓使用者覺得比以前好用，還要能夠習慣想用。因此在友善連結的部屬，就是放置員工最常使用的系統與程式的捷徑。

　　困難二：開始改變使用者的習慣。這往往也是最困難的地方，所以在進行前，要先做好規劃操作手冊供閱讀，也讓使用者有1~2個月適應期，再逐步透過強制性的設定固定使用者的習慣。雖然過程中還是會有些抗拒，但可在容易爭議的地方，預先規畫替代方案，使用者接受度會比較高。在訪談過程中廖課長也提到:「一定要想辦法給使用者一條路走，進而順利的完成每一個人的工作。」

　　困難三：溝通。IT人員雖然具備專業的角色，可以決定資訊系統的架構，但回歸到系統使用層面，還是要看使用者能不能夠接受。因此IT人員就必須無時無刻地站在使用者的立場，了解使用者的感受，並不時地關心、盡力的協助作業，才能降低使用者對新系統的抗拒(畢竟在改變前期，使用者只會感受到眼前新增的負擔，不易感受未來所帶來的便利)。因此，溝通要能夠貼近使用者的位置，也才能夠更輕易克服困難。話雖如此，但可別忘了，最關鍵的因素，還是老闆/高階主管的支持。所以在致力於前端推廣的同時，也別忘了讓老闆/高階主管能清楚了解系統上線後所帶來的效益。

　　在小磨坊的導入過程中，也曾面臨EasyFlow.asp表單轉換至EasyFlow.net的陣痛時期。透過Portal的整合/分類、公告等方式，再加上文件管理平台所放置的EasyFlow操作手冊(小編內心不禁鼓掌了起來，也未免想的太周到了吧！)，讓使用者能夠更輕鬆的使用工作所需的表單。古諺常說：「好事多磨」，Portal顯然已成為小磨坊的系統之窗了。現階段也持續邁向下一個里程碑。就是開啟電腦後，能強制Terminal自動開啟Portal。如此一來，所有的使用者都逃不出集中式管理的手掌心了！ Y(^_^)Y 不過相信這樣的規劃會讓系統的使用感到更佳便利。能建構出如此便利的使用者環境，只能說小磨坊的員工實在是太幸福啦！

小磨坊的圖書館：「文件管理平台」

　　小磨坊早期的文件管理，都是採用紙本的方式進行。因此在提供文件時就必須列印出來並發送給同仁閱讀。在進行文件版本更新時，就必須將舊有文件全部回收，並印製新的版本重新發送。而過去舊有的版本也必須保存下來，做為版本更新的軌跡紀錄。因此紙本文件不僅印製成本高、傳遞費時、連保存也產生成本的負擔。最重要的是造成使用者知識搜尋上的不便，使得知識的傳遞受到了阻礙。基於上述的理由，小磨坊更加積極的推動文件管理平台。讓使用者能即時獲得所需文件資訊。文件管理者也能夠輕鬆的管理/更新所負責的文件/圖片等內容。然而小磨坊對平台的應用也不僅僅於此喔！甚至將BI (商業智慧Business Intelligence)系統的表單也一同納入至文件管理平台，這可是連小編之前也料想不到的呀！

　　接著運用一些文件的管理方法，就能讓各職能在這個平台上能夠各取所需。譬如HR人員可以利用公告欄來發佈企業通訊錄更新資訊、人事規章、現行企業流程等相關資訊。再透過職能/權限上的分類與設定來進行管控。如此一來，像是公司採購單、採購流程等文件，只會開放給採購人員與中高階主管閱覽或下載。客戶的訂單只會開放給業務人員與其主管。從上圖中眼尖的讀者們是否有注意到，平台內所開放的文圖檔案高達2100多筆耶！所以說Digiwin Portal的文件管理平台是小磨坊的線上圖書館，可真是一點也不為過！

整合CRM，誰都可以是超級業務

　　小磨坊除了對工廠生產品質的堅持，也相當重視通路的經營(當然，否則怎麼能屹立不搖47年！ 。因此，Portal與CRM(客戶關係管理系統Customers Relationship Management)的整合就成為必備的選項之一了。對於分秒必爭的業務單位而言，最期待的當然是系統被使用的三個要點，就是簡單、即時與快速。透過與電子表單的整合，業務人員能輕鬆執行簽核作業，能工作有效率。透過待辦事項功能的整合，業務人員能快速處理客戶的需求，讓服務不延遲。透過消息中心的整合，業務人員能夠快速的獲得所需資訊，使訂單不遺漏。說到這裡，眼尖的讀者們還有沒有印象，小磨坊可是將待辦事項放置在最顯眼的中間至頂位置呢！

　　所以有很多CRM的表單都是由Portal啟動，並將這些訊息主動傳遞給負責人員，讓業務同仁一登入Portal就可以知道CRM的待辦事項的進度以及表單訊息，點選後直接開啟表單訊息進行簽核的動作。

驗證了對Digiwin Portal的期待

　　想必每家企業在導入系統前，對上線後的效果都會有所期待吧!尤其是Portal系統，不僅是MIS的期待，更是2300萬人民的期…不好意思，這邊更正應該是140名小磨坊員工的期待XD。因為哪裡有系統使用者需求，哪裡就會有Portal (咦！好熟悉的詞^_^?)。本次請到廖課長來驗明正身，只見其眉頭一皺!發覺案情並不單純地分享：「大體來說，企業導入Portal的目的，對公司而言，主要是能實現精進管理。對使用者而言，是要能提高工作效益。對於不同的職能，則協助他們應該要做的每一件事情。也就是說，事情都必須被完成，但透過整合性的系統，則能夠加快完成的速度」。以BI系統的運用為例，小磨坊早期都是用Excel來做統計分析，往往都要費時好幾天。透過Portal與BI報表的整合以及權限的管理，讓總經理可以看到所有的市場部、業務人員可以看到自己客戶的報表資訊。再藉由文件管理中心裡的操作手冊、程序書等等資訊，可以將經驗傳承下去，讓其他人一同使用。就連最基本的SSO(註2：單一入口整合Single Sign-On)功能，在版本更新後，就要開放使用者可以由Portal發起驅動，一同更新其他系統的帳號與密碼、甚至可以同時對應到多個網域。Digiwin Portal在本次訪談中展現了如此高的價值，讓小編不僅對Portal功能更有體認，也更佩服小磨坊能有如此鬼斧神工之技，將其應用的如此神奇，使系統實現了企業朝向永續經營，堅持品質與績效的經營理想。看來，小編的成功案例故事也必須持續不斷的寫下去囉！

▲感謝小磨坊董大斌董事長與廖課長對於本次採訪的支持，讓小編獲益良多阿!!

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