以流程導向串聯表單整合，大幅提升簽核時效，節省成本

文：佘怡旻

台灣山葉電裝

發布時間： 2018-08-29 17:12:00

　　台灣山葉電裝工業股份有限公司，為山葉發動機株式會社與YAMAHA MOTOR ELECTRONICS共同投資，專業生產機車電裝品的公司。在生產製造上，因追求品質、技術之研發革新，並通過ISO 9002認證、ISO 14001認證、ISO 9001認證，及QS9000之認證產品設計，除導入母廠之設計管理之外，並積極配合政府環境改善綠色設計之要求，追求環境負荷的極小化，規劃能源資源的節約與滅廢措施之綠化設計製程，提供符合廠商需求之產品，以提高商品內外銷之競爭力。

　　秉持產品品質是設計出來的，日本YAMAHA總公司每年都會推出新的機種，因此除了以創新的觀念開發新產品以外，台灣山葉電裝以產品品質為首要目標，以求達到穩定的生產品質，並持續研發新技術，引進先進自動化設備，提升能率。台灣山葉電裝生產有75%都是給台灣YAMAHA相關企業公司，其餘25%外銷至東南亞YAMAHA相關企業，以世界級的品質水準，來滿足客戶品質期望，為佈局亞洲及世界市場，成為台灣機車電裝品業領先之指標與模範。

▲山葉電裝以優良品質、誠信態度、專業服務為經營理念，在業界中建立優良口碑。
上圖左起台灣山葉電裝工業股份有限公司管理部徐光勇主任、游玉秀經理、
鼎新電腦北區整合輔導顧問事業部 EasyFlow GP諮詢部陳珮琪顧問、山葉電裝張大偉。

～山葉電裝小檔案～

公司名稱：台灣山葉電裝工業股份有限公司
創立時間：民國70年
產業類別：機車零件製造業
主要產品與服務：專業生產機車電裝品，如發電機座、磁力轉子、高壓線圈、啟動馬達、引擎控制單元等
地址：桃園縣蘆竹鄉新莊村大新路1015巷42號
電話：(03)323-6801
公司網址：http://www.yamaha-motor-elec.com.tw/

▲資訊來源：山葉電裝提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

提升公司業務效率，系統評估首重後續維護服務

　　台灣山葉電裝一直以來都是使用紙本作業來做紀錄與歸檔，然而現在大多數的企業都已經漸漸運用電子化來管理檔案，除了節省成本費用之外，也是希望能夠提升營運效能。當然山葉電裝也是如此，接受專訪的管理部游玉秀經理在一開始就跟我們分享：「我想每家公司都差不多有這樣一個想法，就是如何讓你的業務更有效率化！今天已經很有效率，明天你還要去想，我們每年都有計畫要去提案來提升公司整體效率。透過讓大家腦力激盪，先有這樣的想法，最後再由IT去分析現在市面上有哪些系統是符合的。我們想IT這方面什麼效率能夠獲得最快速地提升，就是簽核！」

　　起初在評估系統廠商時，山葉電裝資訊人員張大偉說：「我們最在乎的不是價錢是否為最便宜，而是五年、十年之後還能提供維護的服務，這才是最重要的！後續維護服務是主要考量，鼎新這方面滿穩健地，所以我們選擇鼎新。」因此，為提升內部流程效率與紙張成本降低，山葉電裝選購了鼎新Portal(EIP)與EasyFlow GP系統。初期先把Portal建置起來，之後接續導入EasyFlow GP，主要目的就是要把社內紙張化流程做成電子表單化。

首先投入費用與跨部門表單開發，以流程導向開發表單

　　山葉電裝導入的電子表單多以與費用相關之跨部門流程需求，管理部徐光勇主任表示：「我們剛開始是做內部請購流程，就是當你有需求提出來，然後你發訂單，最後結案驗收這一塊。這個表單就是處理購買間接材的東西。」另外像是教育訓練、福利金、交際費、國外出差費用報支等，跟費用有關的部分，徐主任再補充：「以前在寫紙張請購單的時候，流程沒有這麼嚴謹，現在透過系統多了很多勾稽控卡，管理上本來就需要落實的地方，透過電子化落實了。」以前請購單只要填單就可以送出，現在多了要求寫需求單給使用單位填寫，要先提出需求才會跑流程，可以避免掉一些溝通上的誤會和權責的劃分。

　　也因此，山葉電裝特別開發了一個特殊表單流程（如下流程示意），是將四張表單串在一起，從需求單提出需求開始，接下來會到請購，再來是報價(廠商訂購單)，接著進貨、驗收，最後由財務單位進行付款。

▲以流程導向為概念來規劃的四張表單流程

　　一開始討論架構是以表單為架構，以單子對單子來說，只要負責填單，後來發現單子跟單子之間的串接不方便，會多一些載入的手續，然而EasyFlow GP是以流程為導向，從需求、請購、訂購、驗收、付款整個流程走完，把它串接起來變成流程導向的程序，也讓使用者較能接受。

透過限時報價單掌握客戶商機，責任明確透明化

　　除此之外，山葉電裝還有開發限制時間的內部報價單，提供給業務對客戶的報價資訊，徐主任說明：「一個新機種下來，要報價給客戶，業務提出來，送到技術報價和採購備料，由業務提出預計完成日，並在表單流程內設定限制時間逾時，目前是設定96跟120小時。因為這個算是有時間上的壓力，業務這邊本來就是趕快要回覆給客戶，不然商機就會流失。」除了權責清楚明確化之外，也能先在提供給客戶報價前，內部先做成本估算，最後要匯總向主管報告。

　　徐主任接著說：「我們還有做一張國外出差申請表跟結算表，他不單單是申請，重點是結算，因為結算在上面有八國幣別(台幣、印尼幣、越南盾、日幣、人民幣、泰銖、美金、港幣)，每個幣別在結算時，都要帶出換算成台幣，費用項目也依不同項目做大項的分類(交際費、交通費、住宿費等)。」對於出差的同仁在申請費用上與財務結算時都相對方便很多。另外還有一些與費用相關的表單，例如跨部門的教育訓練申請、國外旅遊申請、福利金、國外出差申請、交際費等等。

簽核時間從6小時加快到1.5小時，人件費和紙張成本每月省下5千多元費用

　　說到導入系統的效益，對山葉電裝來說，請購需要一些說明的資料，或者廠商提供的報價，需要印很多紙張出來，徐主任說：「現在這部分紙張都可以全部變成電子檔，廠商提供電子檔，自己做的報告也是電子檔，就不需要列印出來，全部都在系統內。節省紙張成本、簽核效率更高了，所有人不用把資料帶來帶去，電腦看完點一下就送出去，效率上快更多。」游經理也說：「這部分效率非常大，因為我們所有跟錢有關係，到最後都匯到總經理室，我們有兩間辦公室，距離又遠，大家都要送給總經理蓋，總經理秘書還要印出、發回、走動、送件等時間上的花費也是很多的，再導入之前這是一個最大的問題，現在都解決了。」

　　除了節省紙張，在溝通上時間也縮短。游經理肯定的表示：「簡易地說，防止遺失也不會漏掉，不會一壓壓那麼多天，現在已經養成習慣，大家每天上班第一件事情就是先確認mail，再來就是瀏覽公司行事曆。」大偉接著補充：「還有一個好處是，查詢過去歷史簽核資料方便許多，以前要複印出來後用文件歸檔，好幾年後仍放著，如要查詢還要去翻找；現在只要進系統查詢歷史資料，以前的附件檔都可以很快找出來。」徐主任也說：「主管要查詢簽核過的資料也不用找人來問，直接進系統就可以查閱。」在業務效率提升很多。

　　另外一項效益就是公司管理上機制改善，山葉電裝有一個計畫跟實際的預算尺度，游經理以例子跟我們說明：「比如說要購買滑鼠或鍵盤，我要如何知道他這麼月有沒有預算，是否買過也不知道，可是現在可以讓各部門主管都可看的到歷史資訊，以及是否跟這個月的計畫是否能夠符合，一定要在計畫範圍之內。」可以即時看到計劃和實際的狀況，審核時就更有依據，有效地透過EasyFlow GP來管控費用。